Une fiduciaire sans papier

1. Le papier est statique : télécharger un document sur une plate forme partagée (Google Drive, One Drive, Cloud, Dropbox sont pratiquement gratuits et très répandus). Elles permettent de faire directement un commentaire sur une zone précise du document et d’avoir un suivi des réponses (qui, quoi et quand). A la fin de la présidence comptable (généralement trimestriellement). Fiscoges met à disposition du client sur la plate forme partagée toutes les impressions comptables (historiques clients, fournisseurs, généraux et bilan PP détaillé avec nos commentaires et questions) afin de ne pas cumuler les documents à régulariser (factures manquantes, explications, etc.). Ce travail collaboratif s’enrichira de trimestre en trimestre car chaque partie apprend à mieux connaître les attentes de l’autre. Nous préconisons toujours une réunion physique au début pour accompagner l’usage des documents partagés et leurs commentaires.
2. Responsabilité de l’original : il était très fréquent que les clients remettent tous les originaux des documents comptables à sa fiduciaire. Ceci supposerait donc d’avoir reçu toutes les factures du trimestre et donc que les dossiers n’étaient pas remis avant le 10 ième jour du mois qui suit le trimestre. En tant que fiduciaire, nous recevions une quantité stressante de dossiers tous en même temps qui nous laissait peu de temps pour saisir. Notre plate forme de partage Google Drive ne doit pas servir à votre seul lieu de stockage de vos données. Vous pouvez vous en servir comme un back up supplémentaire ou l’inverse. Fiscoges recopie sur son serveur en ligne vos documents pour encore les stocker dans notre logiciel comptable Bob Demat. Ainsi vous avez multiplier vos sources de stockage et limiter les risques.
3. Encodage plus réguliers : n’attendant pas la « farde du trimestre », les documents étant téléchargés tous les jours, nous pouvons commencer à faire l’encodage de janvier et février déjà début mars pour prendre de l’avance sans se stresser pour les échéances légales.
4. Coût d’impression, de stockage et de destruction : il n’était pas rare de faire les impressions périodiques et puis d’avoir un dernier petit changement qui fait que toutes les impressions peuvent aller à la poubelle. Qui n’a pas engagé des étudiants pour faire des archives l’été. Depuis la loi sur le RGPD, nous sommes tenus de détruire toutes les informations personnelles après 10 ans. Il es donc impératif d’avoir penser son organisation avant pour regrouper les fichiers à supprimer. Plus de stress pour un étudiant qui aurait mal archivé et que l’on ne retrouve pas le dossier. Au fur et à mesure des années, des volumes importants de papier s’accumulent et coûtent en stockage. Le papier est lent, statique et prend de la place.
5. Accessibilité de l’information : nous préconisons fortement les applications aux solutions que « internet ». En effet, il n’est plus nécessaire de se logger et de taper son mot de passe mais un accès immédiat peut se faire par une reconnaissance faciale (Face ID pour smart phone ou tablette). Par contre, pour le confort d’un clavier étendu (pour renommer les fichiers par exemple) ou partager un écran avec un collègue ou partenaire, un ou plusieurs écrans peuvent s’avérer efficace. Les mêmes documents peuvent être ouverts sur différents supports IT, en même temps et modifié simultanément.
6. Contrôle des accès : fini le temps où le classeur traîne sur le bureau avec des yeux malveillants ou d’une armoire ouverte, le chef d’entreprise doit garder le contrôle des mots de passe de ses collaborateurs et veiller à ce que la double authentification soit partiellement avec son aval. Que ce soit le télétravail, en clientèle ou en vacance, l’informatique doit tracer l’accès des documents.
7. OCR (reconnaissance de caractère) : typiquement, les factures de ventes sont structurées de la même façon (mise en page, numérotation incrémentée, clients connus). Ainsi, elles constituent la première étape de la semi-automatisation de la saisie comptable via Bob Demat. Les financiers sont automatiquement téléchargés de l’application bancaire mensuellement ou trimestriellement suivant le volume. Pour les banques belges, les solutions de Coda Box permet de paramétrer un gain de temps important à la saisie comptable. L’application multilinéaire luxembourgeois ne permet pas de connaître l’IBAN des paiements clients. Dans tout traitement de l’information, il sera toujours plus efficace de travailler des donnés pour d’autres donnés qu’un OCR. C’est-à-dire que nous poussons toujours nos clients à développer une solution de facturation via son propre petit logiciel pour exporter les données vers la comptabilité ou lorsque c’est possible partir d’une logiciel de facturation (bill to box, bill it,etc.) avec une exportation pour les gros volumes de documents.
8. Signature électronique : une transformation digitale ne peut être complète sans étudier la signature électronique. Certaines solutions sont gratuites (carte d’identité avec puce) ou payantes (DocuSign, Sign and Send,etc.). Il faut faire la distinction entre les documents qui demandent une validation officielle et ceux d’une simple validation (paraphe). La majorité des documents ne demandent pas de signature officielle. Un cachet personnel peut permettre de faire une validation interne. Certaines solutions sont gratuites (pdfSam par exemple), d’autres sont payantes (10€/an pour Iscanner).
9. Classement et renommage des fichiers : il est évident que la bonne organisation papier sera gage d’une bonne organisation digitale. Il est primordial de classer (ou faire classer si le patron n’a pas le temps) dans les répertoires bien réfléchis et adaptés aux besoins. Nous préconisons de renommer les fichiers par date de document inversé pour avoir un classement automatisé. Généralement, les fichiers de factures d’achat arrivent par le nom de son client. Hors, pour vous, votre nom dans le fichier est inutile et redondant. Un bon classement permet instantanément d’identifier un éventuel doublon. Les outils comme Google Drive permettent de faire des recherches non seulement sur le nom du fichier mais également par contenu du document. La logique doit avoir été bien étudiée et il n’est pas question de changer de logique dans le classement et les noms de fichiers. Un investissement temps à l’entrée du traitement du document (répertoires, analytiques, accès, nom,…)  permet de trouver n’importe en moins de 3 secondes. 
10. Une seule intervention manuelle : Prenez l’habitude de traiter une seule fois le document (quand vous recevez une facture par e-mail, n’ouvrez pas l’e-mail immédiatement). En effet, le nombre d’interruption durant une journée pour une notification est impressionnant. Tout d’abord, désabonnez-vous de tous les e-mails que vous ne lisez même pas mais par habitude, vous n’avez jamais pris le temps de vous désabonner, donc vous continuez à être perturber par la réception de ces e-mails. Pire, nous les classons pour le « on ne sait jamais !». Lorsqu vous ouvrez l’émail avec une facture, vous allez vouloir vérifier son montant et son exactitude. Payez donc directement cette facture, classez la et renommez la pour ne plus rien avoir à faire avec cette opération. Vous allez dire que cela prend trop de temps de faire tout en même temps, alors c’est que vous n’auriez pas dû l’ouvrir car vous n’aviez pas le temps et vous allez en perdre encore plus  en vous plongeant à plusieurs reprises dans la même opération que vous validerez en plusieurs fois. La somme des interruptions sera certainement supérieure à un seul traitement manuel complet. Pensez aux répertoires analytiques avec un deuxième téléchargement (par immeuble, par projet, par sous-traitants,etc.). Bien sur, un « copier / coller » du fichier vous fera gagner énormément de temps.  
11. Un scanner à la réception : vous ne pourrez pas éviter quelques papiers (venant du facteurs). Même si tous les smart phone permettent de prendre des photos et donc font scanner (c’est la meilleure méthode pour les tickets instantanés après le restaurant ou la pompe à essence), un vrai scanner vous permettra de mettre dans l’avaleuse A4 par gros volume tout en gardant l’accès via votre clavier. A chaque papier entrant, pensez comme ne plus en avoir pour le futur (pdf par e-mail, plate forme de téléchargement de certains fournisseurs (via leur application pour l’historique de toutes les factures).
12. Privilégier la domiciliation et les ordres permanents : de nombreuses factures ne sont pas négociables (électricité, frais de téléphones, taxes communales, avances d’impôt, sécurité sociale, etc.) et peuvent donc être directement payée par une domiciliation ou un ordre permanent. Ces factures peuvent directement être téléchargées à la fin du trimestre par votre secrétaire dans un répertoire spécifique (factures domiciliées).

En conclusion, nous pouvons dire qu’une transition vers le digital doit être réfléchie et adaptée. Elle est économe et logique pour être éfficace. Elle donne l’accès à tout moment et de partout (smart phone, PC fixe, tablette, à la maison, au travail ou en vacance). C’est l’opportunité de rendre le flux de document et son traitement plus efficace. Elle facilite l’inter-action entre les collaborateurs, Fiscoges et le client. Elle racourcit le délai de traitement et facilite l’automatisation du traitement de donnée. Scannez les derniers documents (papier), communiquez avec vos collaborateurs et l’externe (fournisseurs, partenaires, etc.), encouragez vos équipes sur les biens faits et économies (papier, toner, stockage,archives et destruction).